Za sprawą odpowiedniego, tj. całościowego ustawienia automatyzacji procesów magazynowych poprzez właściwą konfigurację automatycznych akcji w Baselinker, można skutecznie zarządzać procesem realizacji zamówień, synchronizacją stanów sklepowych i aukcyjnych oraz kontrolować stany magazynowe. Stany magazynowe nie będą się „rozjeżdżać” tylko wtedy, kiedy zamówienia będą przechodzić przez STATUSY w sposób automatyczny i będą posiadać odpowiednio zaprogramowane warunki. Co do zasady, należy tak ustawić automatyczne akcje, aby nie musieć zamówień przerzucać ręcznie. Każde bowiem ręczne przerzucenie między statusami (najprostszy przykład: przerzucenie do statusu “zapłacone” niepotwierdzonego zamówienia, które klient złożył telefonicznie) może skutkować jakimś rodzajem błędu w procesie realizacji zamówienia lub w stanie produktów na magazynie.
Baselinker umożliwia całościową automatyzację procesów realizacji zamówienia i procesów magazynowych, a przy tym dokładną kontrolę stanów magazynowych na sklepach, aukcjach i magazynie wewnętrznym. Jeśli dodamy do tego możliwość ściągania stanów magazynowych za pomocą skanera kodów kreskowych, które umieścimy na liście zamówień i/lub (niekoniecznie) na produktach, to uzyskamy totalnie zautomatyzowany proces sprzedażowo-magazynowy.
Jeśli chcemy osiągnąć taki stan, należy tak skonfigurować automatyczne akcje w Baselinker, aby zamówienia przechodziły automatycznie do poszczególnych statusów na podstawie zaplanowanych akcji występujących po spełnieniu określonych warunków. Trzeba do tego dodatkowo zbudować szablony e-mail i podpiąć adresy e-mail, skonfigurować drukarkę, zintegrować wszystkie konta i sklepy internetowe oraz wykonać szereg innych prac konfiguracyjnych, tak po stronie integratora Baselinker, jak i po stronie sklepów czy kont serwisów aukcyjnych. Ostatecznie konieczne będzie przeprowadzenie +/- 100 testów, aby sprawdzić, czy wszystkie zamówienia przechodzą do określonych statusów w odpowiedni, tj. pożądany przez nas sposób, czy dane pobierają się w sposób właściwy i czy np. etykiety mają taki wygląd, jakiego sobie życzymy. Co do zasady system powinien pracować samodzielnie, a my powinniśmy się zajmować wyłącznie zbieraniem produktów z magazynu i ich pakowaniem. Możemy to robić na podstawie wydruku listy zamówień lub za pomocą aplikacji. Jeśli mamy skaner kodów kreskowych, to możemy ulżyć naszym palcom na myszce komputerowej przesyłając informacje i wykonując automatyczne akcje na podstawie zeskanowanych kodów.
Zbudowanie magazynu z prawdziwego zdarzenia, również w oparciu o integrator Baselinker, to nie lada wyzwanie wymagające wiedzy, doświadczenia, odpowiednich narzędzi, konfiguracji systemu oraz masy testów. Niemniej jednak dzięki takiemu integratorowi, jak Baselinker oraz posiadanej wiedzy i czasowi na konfigurację i testy, każda mniejsza firma handlowa może poprawić proces realizacji zamówień oraz kontrolować stany magazynowe niezależnie od ilości kanałów dystrybucyjnych.
Projektując system do automatycznej obsługi zamówień, synchronizacji i kontroli stanów magazynowych w integratorze Baselinker, musimy pamiętać o bardzo wielu zależnościach, także tych, których nie widać na pierwszy rzut oka. Budując taki system musimy przeprowadzić wiele testów uwzględniających takie zmienne, jak np.:
- opłacenie zamówienia
- sposób opłacenia zamówienia
- przerzucenie opłaconego zamówienia do odpowiedniego statusu
- potwierdzanie zamówień osobistych lub telefonicznych
- zamówienia nieopłacone, ale wysyłane za pobraniem
- akcje po spakowaniu zamówienia
- zdarzenia własne
- automatyczne wystawianie faktury
- tworzenie przesyłek dla każdego przewoźnika
- automatyczne drukowanie etykiet i faktur
- zmienianie statusów zamówienia po wykonaniu określonych akcji
- automatyczny powrót do akcji zamówień anulowanych
- automatyczna zmiana statusu zamówień problematycznych
- akcje i informacje e-mail po zmianie statusu zamówienia u kuriera
- itd., itp. w zależności od indywidualnych potrzeb klienta
Automatyzacja procesów magazynowych prowadząca do kontroli realizacji zamówień i niezawodnej kontroli stanów magazynowych wymaga dość dużego nakładu czasu pracy. Jest to zadanie czasochłonne wymagające współpracy na polu organizacji stanowisk pracowniczych i międzysystemowych. Wiele z tego, jak skomplikowany jest to proces i ile czasu zajmuje jego konfiguracja, zależy od ilości kont i sklepów internetowych oraz integracji z innymi systemami logistycznymi. Nieraz bowiem zdarza się, że prawidłowa konfiguracja po stronie Baselinker koliguje z niewłaściwymi ustawieniami po stronie sklepu lub innego serwisu zewnętrznego. Bardzo często też czas wymagany do konfiguracji zależy od indywidualnych potrzeb klienta. To bowiem potrzeby firmy handlowej decydują o tym ile mamy zmiennych i ile potrzebujemy zaprogramować ścieżek procesowych. To potrzeby handlowca są wyznacznikiem ścieżek procesowych i naszych zadań.