Jako e-magazynier (z wykształcenia polityk ekonomiczny, z zamiłowania webmaster) pracuję zazwyczaj po stronie backendowej serwisów aukcyjnych i sklepów internetowych… niekoniecznie jako pełnoprawny administrator, częściej jako spec. od wystawiania aukcji, dodawania produktów, czy wprowadzania innych danych (nowe ceny czy stany magazynowe).
Jako, że mam już za sobą wieloletnie doświadczenie w zakresie usług e-magazynowych dla branży e-commerce, zatrudniany też jestem do prac konfiguracyjnych na magazynach sklepów internetowych. Więksi (bardziej rozbudowani klienci) zatrudniają mnie też do wprowadzania danych i ewentualnej konfiguracji powiązań kart produktowych w integratorze Baselinker, czy oprogramowaniu ERP Subiekt GT.
Na oprogramowaniu Subiekt GT pracuję z pozycji stanowiska zdalnego. Zakres moich prac obejmuje zazwyczaj kontrolę powiązań kart produktowych uczestniczących w procesie sprzedażowym. Najczęściej chodzi o prawidłowe powiązanie produktów na serwisie aukcyjnym, sklepie internetowym, integratorze Baselinker oraz oprogramowaniu magazynowym ERP Subiekt GT.
Sprawdzenie powiązania produktów jest rutynowym działaniem w procesie wystawiania aukcji i dodawania produktów, zwłaszcza jeżeli wystawia się aukcje z nowymi produktami lub klient sygnalizuje braki w uzupełnieniach kart produktowych na magazynie sklepu lub w kartotece towarów i usług oprogramowania Subiekt.
Jako e-magazynier i niezależny usługodawca (w tym właśnie zakresie) pracuję też przy wprowadzaniu danych produktowych do kartoteki Towary i Usługi w programie Subiekt GT na bazie otrzymywanych faktur zakupowych. Do moich kompetencji należy najczęściej prawidłowe wprowadzenie danych, w tym danych z faktur zakupowych lub innych dokumentów magazynowych.
Outsourcing prac magazynowych w obszarze handlu elektronicznego jest zadaniem stosunkowo prostym. Wystarczy krótka instrukcja, paczuszka z danymi, ustalenie ceny oraz terminu realizacji zlecenia. Gospodarka magazynowa w branży e-commerce pozwala bowiem (a nawet wymaga) wydzielenia prac administracyjnych, e-magazynowych, marketingowych i sprzedażowych dotyczących produktów wystawianych i sprzedawanych na aukcjach internetowych i sklepach internetowych. Oczywiście może to być i bardzo często jest wiązane z obsługą mailową i telefoniczną e-klienta (choć niekoniecznie).
KARTOTEKI. Towary i Usługi w Subiekt GT
Od kilku już lat BIG DATA, czyli wiązanie różnorodnych danych handlowych nabiera coraz większego znaczenia. W handlu elektronicznym na czoło wysuwają się te firmy, które odpowiednio zarządzają danymi, czyt. nie tracą czasu, klientów ani wartości marki z uwagi na błędy w strukturach danych (stanów magazynowych i cen). Automatyzacja procesów sprzedażowych i automatyczna kontrola stanów magazynowych i cen na różnych serwisach aukcyjnych, sklepach internetowych i magazynach ma zasadnicze znaczenie dla zapanowania nad dużą ilością transakcji rynkowych.
Dodawanie stanów magazynowych do Subiekt GT nie może zachodzić poprzez proste wpisanie wartości. Stan magazynowy w programach typu ERP, jak Subiekt GT jest wyliczany dynamicznie na podstawie dokumentów magazynowych (przyjęć, przychodów, rozchodów, itp..). Tych stanów magazynowych nie można prosto edytować, jak dzieje się to np. na sklepach internetowych czy w integratorze Baselinker (choć Nowy Magazyn Baselinker [oficjalna nazwa aktualizacji] pozwala już na wprowadzenie takiej funkcji). Dzięki kontroli edycji stanów magazynowych możemy w bezpieczny sposób zarządzać stanami magazynowymi, a w tym nadzorować prace pracowników magazynowych i pracowników obsługi klienta. Nikt niepożądany celowo lub przypadkowo nie zmieni stanu magazynowego.
Bazę towarową w Subiekt GT uzupełniamy najczęściej z dwóch przyczyn, albo samodzielnie coś wyprodukowaliśmy (przychód wewnętrzny), albo zakupiliśmy towar (produkt lub półprodukt) od naszego dostawy (przyjęcie zewnętrzne). Przyczyny te mogą zachodzić równomiernie. Na podstawie wprowadzonych dokumentów pojawiają się nowe towary w kartotece Towary i Usługi Subiekt lub zachodzą adekwatne (dodatnie) zmiany w stanach magazynowych istniejących już produktów (kart produktowych). Fakturę sprzedaży możemy wystawić na towar z dodatnim stanem magazynowym. Po wystawieniu faktury sprzedaży na ten towar, Subiekt samodzielnie w sposób dynamiczny odliczy ilości z faktury sprzedaży ze stanów magazynowych. W programach typu ERP, takich jak Subiekt, na wszystkie przepływy materialne i transakcje finansowe musi zostać wystawiony dokument, który porządkuje relacje wewnętrzne w firmie, z kontrahentami, dostawcami i klientami. Dzięki temu właśnie mamy nie tylko lepszy nadzór i kontrolę nad towarem, ale i finansami firmy.
Największą zaletą oprogramowania ERP (enterprise resource planning) jest zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Dzięki temu oprogramowaniu wszystkie zasoby znajduję się w obrębie jednego oprogramowania (na podstawie dokumentacji). Choć nie brakuje głosów krytycznych, wśród których dominuje twierdzenie, że oprogramowania tego typu generują masę niepotrzebnych czynności, tak należy zwrócić uwagę na fakt, że na pewnym etapie działalności, zwłaszcza wtedy, kiedy firma rozrasta się do poziomu trudno kontrolowalnego, konieczne jest lepiej uporządkowane gospodarowanie zasobami organizacji. Oprogramowanie tego typu można też zastosować z wyprzedzeniem, jeżeli myśli się, zakłada i planuje powiększenie firmy.
Niewątpliwą zaletą Subiekt GT jest możliwość stworzenia bazy kontrahentów i korzystania z niej w trakcie wystawiania faktur zakupowych i sprzedażowych. Ma to zwłaszcza sens na rynku o małej rotacji klientów zewnętrznych, zazwyczaj na rynku B2B.
W kartotece Towarów i Usług można też np. zdefiniować do 10 poziomów cen towarów, co bardzo dobrze sprawdza się w przypadku sprzedaży o różnych poziomach promocji (na różne towaru lub dla określonych kontrahentów) czy prowizji (np. dla sprzedaży na różnych serwisach aukcyjnych i sklepach internetowych). Ceny można też definiować w walutach obcych, co daje korzyści w czasie sprzedaży na rynkach zagranicznych. Różne ceny możemy ustawić jako widoczne na listingu, co pozwala na lepszą i szybszą orientację w trakcie wyszukiwania produktów i zmian ich parametrów.
W Subiekt GT możemy też łatwo opłacać faktury zakupowe oraz przyjmować i rejestrować wpłaty od klientów i kontrahentów.