Wdrożenie Apilo
Konfiguracja podstawowych ustawień programu wymaga znajomości instrukcji obsługi, poradników i materiałów dostępnych na stronach Apilo i znalezionych w Sieci. W ramach prowadzonej działalności świadczymy usługi w zakresie wdrożenia menadżera sprzedaży Apilo i konfiguracji jego modułów.
Menadżer sprzedaży Apilo jest rozwiązaniem modułowym. Modułu możemy podzielić wg zakładek.
Do najważniejszych modułów należą BOK Zamówienia (ciekawa opcja „Baza klientów”), Wysyłka [Zamówienia do wysłania, Przesyłki, Poczekalnia przesyłek, Dokumenty kurierów (etykiety)], Sprzedaż, Towary i Usługi Księgowość, Raporty i sprzedaż, Administracja (Księgowość konfiguracja). Ustawienie poszczególnych modułów jest często zależne od pozostałych.
Administracja / Księgowość konfiguracja
Jednym z najważniejszych modułów, pod względem prawno-administracyjnym jest moduł Księgowość w Apilo. Moduł ten jest bardzo dobrze rozwinięty i w żaden sposób nie ustępuje modułowi księgowemu, który możemy doświadczyć w integratorze Baselinker.
Konfiguracja ustawień modułu księgowego wymaga konsultacji z księgową obsługującą sprzedaż. Apilo ma własny moduł księgowy z podstawową wersją ustawień dla faktur i paragonów. Tym, którym nie wystarczą podstawowe ustawienia modułu księgowego, Apilo oferuje integracje zewnętrzne z wFirma, fakturownią, iFirma, Shoper FAKTURY i MAGAZYN, FakturaXL.pl, inFakt lub dedykowaną (inną wybraną przez klienta).
Kasa fiskalna online i integracja z Inspigo
Do wystawiania paragonów fiskalnych wymagana jest integracja z Inspigo. Inspigo to po prostu dodatek, który umożliwia drukowanie paragonów fiskalnych. Inspigo jest płatne ~ 50 zł miesięcznie (podłączę, pierwszych 14 dni bezpłatnie).
Do wystawiania paragonów fiskalnych konieczna jest drukarka fiskalna. Jeśli będzie to Kasa Online (kasa fiskalna online), to będzie też można wysyłać paragony do klientów (za ich zgodą). Co do tego, jaki dokument należy wysłać do klienta, należy upewnić się w biurze księgowym. Możliwe, że wystarczy wystawienie faktury (firma może być np. zwolniona z obowiązku wystawiania paragonu fiskalnego).
Podstawowa konfiguracja ustawień modułu księgowego Apilo
Domyślnie tworzymy nową konfigurację dla faktury, faktury korygującej, paragonu i Pro forma. Domyślnie też ustawiamy walutę PLN, wystawianie paragonów fiskalnych, nieimiennych. Typ numeracji ustawiamy na domyślnie miesięczny.
Z biurem księgowym warto skonsultować daty, które Apilo ma automatycznie umieszczać na fakturach. Domyślna data sprzedaży (dotyczy dnia, w którym dokonano sprzedaży, dostarczono towar lub wykonano usługę) domyślnie jest to data płatności za zamówienie. Domyślna data wystawienia (według daty sprzedaży, a ta według daty płatności). Domyślny termin płatności (nie wyświetlamy).
Należy też zastanowić się, czy na fakturze widoczne ma być konto bankowe (domyślnie jest niewidoczne). W wielu przypadkach informacja taka nie jest konieczna.
Uwaga! Domyślnie VAT na fakturze taki sam jak dla produktu z zamówienia. A domyślny VAT dla pozycji bez podatku domyślnie też ustawiamy 23% (już lepiej zapłacić wyższy niż żaden). W przypadku przesyłek powinno być 8%, ale to też zależy od konfiguracji integracji logistyki.
Akcje automatyczne i szablony wysyłki email
Z modułem księgowym w menadżerze sprzedaży Apilo możemy powiązać akcje automatyczne oraz szablony email. Do najpopularniejszych akcji należą te związane z wystawianiem dokumentu sprzedaży w momencie, kiedy zamówienie zostanie przesunięte do określonego statusu. A także te związane z wysyłką dokumentu sprzedaży do klienta za pomocą skrzynki email.
Uwaga! Proszę się upewnić w księgowości, czy paragony fiskalne możecie P. wysyłać mailem do klientów. Zgodnie z § 19a rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas online (KASA FISKALNA ONLINE), mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej