Wdrożenie modułu księgowości w Apilo

utworzone przez | paź 15, 2024 | Apilo

Wdrożenia menadżera sprzedaży Apilo i konfiguracji jego modułów wymaga znajomości instrukcji obsługi, poradników i materiałów dostępnych na stronach Apilo i znalezionych w Sieci.

Menadżer sprzedaży Apilo jest rozwiązaniem modułowym. Modułu możemy podzielić wg zakładek.

Do najważniejszych modułów należą BOK Zamówienia (ciekawa opcja “Baza klientów”), Wysyłka [Zamówienia do wysłania, Przesyłki, Poczekalnia przesyłek, Dokumenty kurierów (etykiety)], Sprzedaż, Towary i Usługi Księgowość, Raporty i sprzedaż, Administracja (Księgowość konfiguracja). Ustawienie poszczególnych modułów jest często zależne od pozostałych.

Administracja / Księgowość konfiguracja

Jednym z najważniejszych modułów, pod względem prawno-administracyjnym jest moduł Księgowość w Apilo. Moduł ten jest bardzo dobrze rozwinięty i w żaden sposób nie ustępuje modułowi księgowemu, który możemy doświadczyć w integratorze Baselinker.

Konfiguracja ustawień modułu księgowego wymaga konsultacji z księgową obsługującą sprzedaż.

Apilo ma własny moduł księgowy z podstawową wersją ustawień dla faktur i paragonów. Tym, którym nie wystarczą podstawowe ustawienia modułu księgowego, Apilo oferuje integracje zewnętrzne z wFirma, fakturownią, iFirma, Shoper FAKTURY i MAGAZYN, FakturaXL.pl, inFakt lub dedykowaną (inną wybraną przez klienta).

Kasa fiskalna online i integracja z Inspigo

Do wystawiania paragonów fiskalnych wymagana jest integracja z Inspigo. Inspigo to po prostu dodatek, który umożliwia drukowanie paragonów fiskalnych. Inspigo jest płatne ~ 50 zł miesięcznie (podłączę, pierwszych 14 dni bezpłatnie).

Do wystawiania paragonów fiskalnych konieczna jest drukarka fiskalna. Jeśli jest to Kasa Online (kasa fiskalna online), to będzie też można wysyłać paragony do klientów (za ich zgodą). Co do tego, jaki dokument należy wysłać do klienta, należy upewnić się w biurze księgowym. Możliwe, że wystarczy wystawienie faktury (firma może być np. zwolniona z obowiązku wystawiania paragonu fiskalnego).

Podstawowa konfiguracja ustawień modułu księgowego Apilo

Domyślnie tworzymy nową konfigurację dla faktury, faktury korygującej, paragonu i Pro forma. Domyślnie też ustawiamy walutę PLN, wystawianie paragonów fiskalnych, nieimiennych. Typ numeracji ustawiamy na domyślnie miesięczny.

Z biurem księgowym warto skonsultować daty, które Apilo ma automatycznie umieszczać na fakturach. Domyślna data sprzedaży (dotyczy dnia, w którym dokonano sprzedaży, dostarczono towar lub wykonano usługę) powinna być ustawiona na “Według daty utworzenia zamówienia”. Domyślna data wystawienia (według daty dzisiejszej). Domyślny termin płatności (nie wyświetlamy).

Należy też zastanowić się, czy na fakturze widoczne ma być konto bankowe (domyślnie jest niewidoczne). W wielu przypadkach informacja taka nie jest konieczna.

Uwaga! Domyślnie VAT na fakturze jest taki sam jak dla produktu z zamówienia. A domyślny VAT dla pozycji bez podatku domyślnie też ustawiamy 23% (już lepiej zapłacić wyższy niż żaden). W przypadku przesyłek powinno być 8%, ale to też zależy od konfiguracji integracji logistyki.

Domyślne formaty numerowania: FV/%N/%M/%Y | P/%N/%M/%Y | PRO/%N/%M/%Y | KFV/%N/%M/%Y

Faktury wystawiamy w zakładce Zamówienia lub Księgowość. Faktury można dowolnie kasować, jeśli tylko nie została wystawiona faktura korygująca (wtedy przed usunięciem faktury trzeba usunąć korektę)… lub oczywiście, jeśli dokument sprzedaży nie został już wysłany do klienta (jest to ograniczenie stricte prawne nie techniczne).

Apilo drukowanie paragonów

Akcje automatyczne i szablony wysyłki email

Z modułem księgowym w menadżerze sprzedaży Apilo możemy powiązać akcje automatyczne oraz szablony email. Do najpopularniejszych akcji należą te związane z wystawianiem dokumentu sprzedaży w momencie, kiedy zamówienie zostanie przesunięte do określonego statusu. A także te związane z wysyłką dokumentu sprzedaży do klienta za pomocą skrzynki email.

Powiadomienia można wysyłać zarówno na mail klienta przypisany do zamówienia, jak i bezpośrednio do serwisu aukcyjnego, z którego pochodzi zamówienia. W takim przypadku, kiedy mamy dwie opcje do wyboru, zawsze należy wysłać wiadomość tylko do serwisu. Duplikowanie powiadomień jest niewskazane.

Uwaga! Proszę się upewnić w księgowości, czy paragony fiskalne możecie P. wysyłać mailem do klientów. Zgodnie z § 19a rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas online (KASA FISKALNA ONLINE), mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej.

Uruchomienie programu Inspigo w menadżerze sprzedaży Apilo

1. pobieramy nową paczkę z programem: https://inspigo.pl/programy/InspigoFiscal-Apilo.com.zip
2. program rozpakowywujemy do lokalizacji C:\InspigoFiscal 
3. Uruchamiamy PPM plik PosnetLib\Register.bat Uruchom jako administrator (kontrolka ActiveX do komunikacji z drukarką Posnet)
Uruchamiamy PPM plik ThermalLib\Register.bat Uruchom jako administrator (kontrolka ActiveX do komunikacji z drukarkami Emar, Novitus itp.)
4. Potem w pliku InspigoFiscal.exe.config wpisujemy dane zgodnie z przykładem poniżej.
Dane do API bierzemy z ErpBox (ClientID, AuthCode, ClientSecret). (link: https://inspigo.apilo.com/admin/rest-api/new/207/)

    <add key=”EndPoint” value=”https://inspigo.apilo.com/” /><!– Adres API (endpoint) –>
    <add key=”ClientID” value=”4″ /><!– Client ID –>
    <add key=”ClientSecret” value=”5df4e006-7787-5088-856d-53b1f304dc84″ /><!– Client Secret –>
    <add key=”AuthCode” value=”ff69b4f8-2690-5ce0-8938-89ea63cddd64″ /><!– Kod autoryzacji –> 
    <add key=”Protocol” value=”Posnet”/><!– Protokół komunikacyjny drukarki Posnet / Elzab / Novitus / Thermal–>
    <add key=”Connection” value=”COM1″/><!– Połączenie z drukarką COM1 lub 192.168.0.100:6666 –>

5. uruchamiamy aplikację InspigoFiscal.exe, aplikacja minimalizuje się do traya i pracuje w pasku obok zegara.

6. W ustawieniach księgowych Apilo dodajemy paragon, który ma ustawioną opcję fiskalizacji.

7. Jeżeli występują problemy z wydrukowaniem paragonu, należy przejrzeć pliki z logami w lokalizacji C:\InspigoFiskal\Logs. Najczęściej są to problemy z portem drukarki (ewentualnie z konfiguracją drukarki).


Filmiki szkoleniowe:
  • https://www.youtube.com/watch?v=wN4r-_vieaE (Wybieranie prawidłowego portu drukarki w systemie Windows 10 | HP Support)
  • https://www.youtube.com/watch?v=t_5Cw5kH890 (#11 NOVITUS | Konfiguracja drukarki w sieci LAN bezpośrednie połączenie)