Integrację serwisów aukcyjnych wykonuje się w głównej mierze po to, aby “jednym kliknięciem” dokonywać zmian w aukcjach tych samych produktów wystawionych na różnych serwisach aukcyjnych i sklepach internetowych. Dzięki temu możemy zaoszczędzić czas i lepiej zarządzać wszystkimi ofertami. Integrując serwisy internetowe w obrębie lub za pośrednictwem integratora, możemy nie tylko dokonywać zmian z jednego miejsca, ale i kontrolować stany magazynowe, zarządzać zamówieniami, wysyłkami i wieloma innymi aspektami sprzedaży. Do integracji serwisów aukcyjnych służą tzw. integratory (oprogramowania zewnętrzne) lub sklepy internetowe wyposażone w specjalne moduły.
Integracja serwisów aukcyjnych jest zagadnieniem, które wymaga przemyślenia i nie można jej podejmować pochopnie. Warto zastanowić się nad tym, co chcemy zintegrować i w jaki sposób. Integracja nie jest działaniem tanim, łatwym ani szybkim. Na pewno do integracji kont na różnych serwisach aukcyjnych należy dążyć ze względu na to, że dążyć należy do dywersyfikacji kanałów dystrybucji internetowej.
Jeśli zwycięża potrzeba integracji, to należy się zastanowić, które serwisy aukcyjne chcemy ze sobą zintegrować, czy docelowo może być ich więcej, czy dojdzie do tego sklep (a może sklep już jest) i jakiego narzędzia użyć do uporządkowania tego procesu. Jeśli przedmiotem integracji mają być same serwisy aukcyjne, to wartym do przemyślenia jest skorzystanie z integratora zewnętrznego, np. takiego jak Baselinker. Korzystając z tego oprogramowania możemy utworzyć jedną kartę produktową dla aukcji na różnych serwisach aukcyjnych, kontrolować stany magazynowe, obsługiwać zamówienia i masowo wykonywać zmiany na kontach aukcyjnych z różnych serwisów aukcyjnych. Jeśli natomiast przedmiotem integracji mają być sklep i konto aukcyjne, to narzędziem odpowiednim do takiego zespolenia może być zarówno integrator zewnętrzny, jak i sam sklep internetowy wyposażony w odpowiednie moduły do zarządzania aukcjami na serwisach aukcyjnych. Musimy przy tym podjąć decyzję, które oprogramowanie (integrator czy sklep) będą odpowiadać za gospodarkę magazynową, obsługę zamówień i ogólnie całą integrację.
Poza odpowiednim wyborem oprogramowania należy posiadać jeszcze jedno bardzo ważne narzędzie integracji – wiedzę na temat konfiguracji tych narzędzi. Niekiedy zachodzi nawet potrzeba odpowiedniej konfiguracji wszystkich oprogramowań wchodzących w skład zintegrowanego systemu. Jeśli np. łączymy ze sobą sklep i konto aukcyjne, a wykorzystujemy do tego zewnętrzny integrator, to musimy dokonać odpowiednich ustawień zarówno na sklepie internetowym, jak i na integratorze. Podobnie dzieje się w każdym innym przypadku. Musimy wiedzieć, które opcje zaznaczyć, a które pozostawić odznaczone i jakie będzie to miało konsekwencje dla sposobu zbierania zamówień i gospodarki magazynowej. Pomocne jest rozpisywanie ścieżek procesowych i warunków, testowanie rozwiązań, wprowadzanie zmian jedna po drugiej i fachowe wsparcie pomocy technicznej sklepu i integratora.
Najprostszy przypadek zachodzi wtedy, kiedy sklep internetowy nie jest zintegrowany z żadnym systemem sprzedażowym czy zewnętrznym systemem magazynowym. Kiedy sklep zintegrowany jest wyłącznie z jednym rzeczywistym magazynem, nad którym sami sprawujemy kontrolę (magazyn wewnętrzny), wtedy musimy uważać tylko na to, aby stan magazynowy na sklepie internetowym odpowiadał rzeczywistej ilość produktów na magazynie. Choć przypadek ten jest rzeczywiście najprostszy, tak zachowanie kontroli nad spójnością tych dwóch liczb wcale nie jest takie proste.
Różnica pomiędzy ilością produktów na sklepie, a stanem magazynowym pojawia się wtedy, kiedy klient dokona zakupu, ale nie opłaci zamówienia i w konsekwencji go nie zamówi. Rozwiązaniem tego problemu jest odpowiednie skonfigurowanie sklepu internetowego, tzn. nakazanie mu odejmowania stanów magazynowych dopiero wtedy, kiedy zamówienie zostanie opłacone (a najlepiej wysłane, czyli dopiero wtedy, kiedy zostanie wydrukowana etykieta nadawcza i towar zostanie rzeczywiście spakowany i przekazany do transportu, bo klient może się wycofać już po opłaceniu, ale jeszcze przed wysłaniem. Oczywiście są to wyjątkowe sytuacje i problem rodzi się dopiero na pewnym poziomie obrotów).
To jednak nie koniec problemów na sklepie z jednym magazynem wewnętrznym. Kolejna różnica między ilością produktów na sklepie a rzeczywistym magazynem internetowym, rodzić się będzie za sprawą zwrotów. Klienci dokonują zwrotu towaru z różnych przyczyn, najczęściej z powodu przeżywanego dysonansu pozakupowego (powstałe oczekiwania nie zgadzają się z zastaną rzeczywistością). Taki zwrot (o ile jest to dopuszczalne), należy ponownie wprowadzić do magazynu i skorygować liczbę produktów dostępnych na sklepie (zwiększyć). Na sklepie trzeba zwiększyć liczbę produktów, bo zakup i opłacenie (oraz wydrukowanie etykiety nadawczej) poskutkowało zdjęciem produktu ze stanu ilościowego produktów dostępnych na sklepie internetowym. Zwroty najczęściej wprowadza się ręcznie. Za wprowadzenie wzrostu do stanu magazynowego odpowiedzialny winien być pracownik przyjmujący zwroty.
Różnica między rzeczywistą ilością produktów na magazynie a stanem produktów na sklepie internetowym z jednym magazynem wewnętrznym, może też zachodzić na skutek błędów w pakowaniu, zgubionych rzeczy i kradzieży na magazynie. Aby zminimalizować ryzyko pojawiania się tego typu problemów należy utrzymywać porządek na magazynie, przeprowadzać kontrolę stanów magazynowych i coroczną inwentaryzację.
Problem komplikuje się znacząco, kiedy sklep zintegrujemy z serwisami aukcyjnymi. Zasadniczo to ilość problemów (1,2,3) nie powinna się zwiększyć, jeśli integracja sklepu z serwisem aukcyjnym jest „pełna” w tym znaczeniu, że (a) można wiązać karty produktowe ze sklepu z określonymi aukcjami na serwisie internetowym, (b) sklep reaguje na zmiany w stanach ilościowych na aukcjach, tzn. (b1) sprzedaż i (b2) ręczna zmiana ilości produktów sprzedawanych na aukcji powiązanej z kartą produktową skutkuje adekwatną zmianą stanu magazynowego na sklepie internetowym oraz (c) stany ilościowe na aukcjach internetowych powiązanych z kartami produktowymi na sklepie internetowym, zmieniają się na adekwatnie do zmian nanoszonych (c1) ręcznie (korekta stanu magazynowego) lub (c2) automatycznie (za sprawą sprzedaży) na stan magazynowy w sklepie internetowym. Dlatego też takie ważne jest, aby przed przystąpieniem do budowania sklepu internetowego, stawiania magazynu i zanim jeszcze zacznie się wystawiać produkty na aukcjach powiązanych z kartami produktowymi na sklepie internetowym, zapoznać się ze szczegółowymi zasadami integracji tego serwisu ze sklepem internetowym i jeśli sklep nie reaguje na wprowadzane do aukcji zmiany stanów ilościowych, to trzeba korygować te zmiany ręcznie lub automatycznie za sprawą jakiegoś zewnętrznego integratora (jak np. Baselinker, czy XSale). Jeśli między sklepem i serwisem internetowym nie ma pełnej integracji i nie koryguje się zmian ręcznie lub automatycznie, to należy spodziewać się, że manipulowanie stanami ilościowymi na aukcjach internetowych lub magazynie sklepu może przyczynić się do powstawania różnic w ilościach pomiędzy produktami dostępnymi a rzeczywistym stanem magazynowym.
W praktyce kontrolę nad stanami magazynowymi tracimy w znacznej mierze wtedy, kiedy integrujemy sklep internetowy z hurtownią. Oczywiście nie możemy wykluczyć pojawienia się błędów nr. 1,2,3,4 i 5, bo manipulując ilościami produktów na aukcjach internetowych lub bałaganiąc na własnym magazynie doprowadzimy do błędów w ilościach produktów dostępnych na sklepie internetowym. Niemniej jednak jeśli dołożymy do tego integrację z hurtownią, to narazimy się na jeszcze jeden problem wynikający z tego, że hurtownia też może mieć błędne stany ilościowe. Ktoś może powiedzieć, że na to nie ma się już wpływu, ale fakt jest taki, że w gospodarce just in time sklepy internetowe często sprzedają towar, którego nie tylko fizycznie nie mają na stanie, ale i taki, który jeszcze nie został wyprodukowany lub dopiero jest produkowany i będzie wysyłany bezpośrednio do klienta z fabryki / manufaktury / hurtowni (dystrybutora). To że hurtowania podaje określony stan ilościowy, nie oznacza, że jest to stan faktyczny. Zwłaszcza „w sezonie” należy liczyć się z tym, że niewystarczające może być nawet zapewnienie hurtowni (dystrybutora) / fabryki czy manufaktury, że zdoła zrealizować zamówienie i wyśle zamówienie na czas.
Błędne stany magazynowe skutkują nade wszystko powstaniem ryzyka, że klient zamówi towar, którego sklep nie posiada. W gospodarce, gdzie o „być albo nie być” decydują komentarze i opinie klientów może to być przysłowiowy gwóźdź do trumny konta sprzedażowego na serwisie aukcyjnym, sklepu internetowego, marki, a nawet całej firmy.