Załóżmy, że mamy taką lub podobną sytuację organizacyjną w swojej firmie handlowej. Otwarliśmy cztery sklepy: jeden na PrestaShop, drugi na WooCommerce, trzeci na IdoSell, a czwarty jeszcze na silniku Shoper. Poza tym, mamy osiem kont Allegro, dwa konta na eBay i konto na Amazon.
Na sklepach i serwisach aukcyjnych mamy różne produkty, to znaczy, karty produktowe i aukcje z różnymi produktami. Wszystko się różni lub może się różnić, tak pod względem produktowym, jak i pod względem contentu.
I teraz chcielibyśmy, aby wszystkie te karty produktowe i aukcje były ze sobą powiązane pod tym względem, aby zmiana stanu produktowego (magazynowego) na jednym serwisie aukcyjnym lub sklepie, skutkowała zmianą stanu produktowego na innym serwisie aukcyjnym lub sklepie (oczywiście tego samego produktu). Podobnie chcielibyśmy, aby taka synchronizacja zachodziła wśród cen, tzn. zmiana ceny na jednym serwisie aukcyjnym prowadziła do zmian cen na sklepie lub innym serwisie aukcyjnym. Oczywiście jeżeli chodzi o ceny, to możemy też chcieć skonfigurować system nieco inaczej, tak aby zmiana cen na magazynie prowadziła do zmiany cen tylko na sklepach (lub jednym sklepie), etc…
Problematyką synchronizacji cen zajmiemy się nieco później, po konfiguracji prawidłowej synchronizacji stanów magazynowych, bowiem wymagać ona może dalszego podziału magazynu. W takim razie zacznijmy od problematyki synchronizacji stanów magazynowych pomiędzy różnymi sklepami i serwisami aukcyjnymi, pamiętając przy okazji o potrzebie wprowadzenia dodatkowej polityki dla synchronizacji cen.
Z teoretycznego punktu widzenia, na co pozwala nowy menadżer produktów Baselinker? Przede wszystkim dzięki niemu w jednym miejscu możemy przechowywać informacje o wszystkich produktach, które sprzedajemy. W tym celu tworzymy jeden lub więcej niezależnych katalogów. Po co nam dwa katalogi? Właśnie po to, aby utworzyć dwa zupełnie niezależne “magazyny”. BL może być Twoim centrum dowodzenia, gdzie będziemy zarządzać bazą produktową sklepów i serwisów aukcyjnych. W jednym katalogu możemy utworzyć jeden lub więcej magazynów. Po co budujemy dwa magazyny? Na przykład po to, aby zróżnicować te same produkty (karty produktowe na magazynie) mogły mieć różne stany magazynowe (dla różnych lokalizacji lub przestrzeni wirtualnych, np. jeśli chcemy większą ilość towaru mieć na stanie w jednym sklepie internetowym [Kraków], niż w drugim [Szczecin] i trzecim [Zamość]). Przestrzenie wirtualne mogą odpowiadać magazynom lokalnym. Dla przykładu tak zorganizowana jest sprzedaż w ProLine.pl, AptekaGemini.pl czy (docelowo) Sklep Sandisk-Store.pl.
W każdym bądź razie do jednego katalogu BL można przypisać więcej aniżeli jednen magazyn (stan magazynowy), więcej niż jeden język (regionalizacja) oraz więcej aniżeli jedną grupę cenową (powiedzmy, że segmentyzacja). Początkowo najlepiej będzie utworzyć jeden katalog z jednym magazynem.
Scenariusz integracji: katalog BL jako magazyn centralny wykorzystuje wbudowany w BL katalog centralny. Sięga się po niego wtedy, kiedy nie ma się innego magazynu centralnego. W tym katalogu powinny znajdować się dane (karty produktowe) dotyczące wszystkich, gdziekolwiek (na sklepach, na aukcjach) sprzedawanych produktów. Z tym, że karty produktowe nie mogą się duplikować. Na podstawie tych kart produktowych mogą być wystawiane aukcje (lub dodawane produkty na sklep, ale ta procedura jest nieco inaczej zorganizowana). Karty produktowe z magazynu centralnego można też powiązać z już wcześniej wystawionymi aukcjami i produktami na sklepach i dokonać synchronizacji stanów oraz cen. Synchronizację stanów i cen magazynu BL ze sklepem internetowym umożliwia podłączenie zewnętrznego magazynu sklepu bezpośrednio do katalogu BL. Dzięki temu magazyn BL może być centrum dowodzenia, z którego stany produktowe oraz ceny wysyłane są na różne sklepy.
Scenariusz: katalog Baselinker + sklepy + marketplaces
Jednym z najważniejszych problemów jest rozwiązanie kwestii duplikacji produktów i ewentualnych różnic pomiędzy produktami na sklepach i w magazynie BL. Jeśli na sklepach są różne produkty, to importujemy produkty ze sklepów do magazynu. W przypadku, kiedy na sklepach mamy te same produktu lub występują powtórzenia, po imporcie kart produktowych do magazynu BL należy usunąć duplikaty.
Import produktów ze sklepu do magazynu wewn. Baselinker (wykonujemy kopię zapasową BL). W pierwszej kolejności wykonujemy import produktów z ustawieniem jednorazowego pobierania stanów i cen ze sklepu (*stany i ceny ze sklepów muszą znaleźć się na magazynie wewn. BL). Produkty z różnych sklepów pobieramy do jednego wspólnego magazynu w tym samym katalogu. Jeśli chcemy, aby menager BL był centrum dowodzenia, ustawiamy przesyłanie stanów z magazynu BL do sklepów (sklepy jako magazyny podrzędne). Jeśli synchronizacja stanów magazynowych pomiędzy wewn. BL a sklepami ma działać poprawnie, produkty muszą być ze sobą powiązane (karta produktowa “A” z magazynu wewn. BL ma odpowiadać kartom produktowym A1, A2, A3 na sklepach 1,2,3). Nowy menager BL pozwala dodać na karcie magazynowej powiązanie z więcej aniżeli jednym sklepem (możemy stworzyć sieć sprzedażową).
Wiązanie aukcji z produktami na magazynie wewnętrznym Baselinker to kolejny etap prac nad pełną synchronizacją stanów magazynowych. Powiązania warto sprawdzić sporadycznie, ale dość dobrze, aby być pewnym zachodzących procesów.
Jak dostrzec brak powiązania lub błędne powiązania między aukcjami i produktami na sklepie? W zasadzie to trzeba szperać i szukać zależności. Na przykład, na magazynie wewnętrznym BL może brakować wariantów dla aukcji. Wtedy widzimy, w zależności od ustawień, np. ogólne SKU w połączeniu z całkowitym stanem magazynowym.