Przed każdą operacją należy wykonać kopię bezpieczeństwa magazynu. Można ją wykonać poprzez eksport produktów do pliku CSV. Pliki magazynowe można zapisywać na dysku głównym komputera. W razie problemów z nowo zmodyfikowanym plikiem magazynowym trzeba ponownie wgrać ten plik. Pliki na dyskach warto datować w taki sposób, aby ich nie pomylić. Mając kopię bezpieczeństwa możemy przystąpić do aktualizacji stanów, cen i wszystkich innych danych.
Pracujemy na kopii pliku magazynowego. Pliki otwieramy w Excel, może być wersja 2019 lub wcześniejsza. Nie może to być Open Office, bo ma ograniczone funkcje. Jeśli plik magazynowy nie otwiera się prawidłowo, trzeba utworzyć nowy plik Excel i z tego poziomu pobrać dane. W kreatorze importu szukamy odpowiednich opcji i importujemy dane.
W tak otwartym pliku widzimy dane z całego magazynu. Są tu m.in. nazwy produktów, obrazki, numery sku, stany ilościowe, dane promocji, opisy, produkty skrzyżowane i cała masa innego rodzaju danych. Jeśli więc chcemy szybko przeprowadzić dużą ilość zmian o charakterze masowym, to nie musimy otwierać każdej strony produktowej od strony frontendu, tylko robimy to z pliku CSV. Podobnie rzecz ma się z opisami i nazwami, które możemy edytować oraz kreować właśnie z tego poziomu. W ten sposób możemy też tworzyć nowe strony produktowe, tj. dodawać do sklepu nowe produkty… Wystarczy zapisać odpowiednie dane i eksportować je do sklepu. Warto przy tym zachować nie tylko ostrożność, ale i powściągliwość w edycji danych i zaciągać pliki magazynowe na sklep, dzieląc operacje na mniejsze części. Zachowamy wtedy większą czujność i kontrolę nad tym co robimy.
Skąd pobieramy dane? Dane do plików magazynowych CSV możemy kreować lub pobierać z innych miejsc. Jeśli dane do aktualizacji znajdują się na innym pliku CSV możemy spróbować je połączyć używając do tego odpowiednich funkcji. Jeśli pliki mają inną strukturę, a do tego w plikach znajdują się źle uporządkowane lub nieprawidłowo zapisane dane, to mogą wystąpić komplikacje uniemożliwiające szybkie łączenie plików. Różnice w strukturach plików CSV nie są jeszcze tak problematyczne, jak źle uporządkowane dane. Niestety błędy w strukturze danych i brak dbałości o porządek w danych magazynowych może znacząco wydłużyć aktualizację danych magazynowych.
Kiedy mamy już na przeciw siebie dane z naszego sklepu internetowego zapisane w pliku CSV i obok, np. na drugim monitorze otwarty plik CSV z danymi, które potrzebujemy wgrać do naszego sklepu, to możemy przystąpić do ich wstępnej analizy, przesunięcia i podmienienia właściwych informacji. Oczywiście jest to tylko jedna z metod, można powiedzieć, że najprostsza i zarazem najbardziej czasochłonna, bo docelowo można przygotować odpowiedni konwerter lub wykonać tego typu operację wykorzystując do tego REST API, ale wdrożenie bardziej skomplikowanych metod musi być ekonomicznie i informatycznie uzasadnione.
W następnej kolejności przeprowadzamy operację łączenia plików. Najprościej można to zrobić poprzez skopiowanie interesujących nas kolumn do docelowego pliku magazynowego. Za ostatnimi kolumnami w pliku magazynowym wprowadzamy kolumny z danymi. Interesuje nas przede wszystkim jedna kolumna, a mianowicie kolumna z danymi SKU. W następnej kolejności, za kolumną z danymi SKU możemy ustawić np. takie dane jak: nazwa produktu, ilość, cena, zdjęcia i tp.. Należy pamiętać, że dane te kopiujemy po to, aby nadpisać nimi dotychczasowe dane magazynowe. Jeśli więc nie dodajemy nowych produktów, a tylko aktualizujemy wybrane dane, to nie należy nadpisywać tych danych, które zmodyfikowaliśmy we własnym zakresie. Fenomenalne jest to, że możemy zmienić stany ilościowe i ceny określonych produktów, ale nie musimy zmieniać ich nazw czy innych cech.
Dane kojarzymy po SKU za pomocą odpowiednich funkcji. Jeśli chcemy tylko dokonać aktualizacji posiadanych produktów, to nie ściągamy do pliku nowych numerów SKU. Jeśli jednak przy okazji chcemy sprawdzić i od razu pobrać nowe produkty, to musimy w pierwszej kolejności porównać ze sobą kolumny z numerami SKU. Za pomocą odpowiednich funkcji możemy dopisać nowe SKU do kolumny z numerami SKU w pliku magazynowym. Jeśli nie chcemy pobierać nowych produktów, a tylko np. pobrać aktualne stany magazynowe i nowe ceny, to nadpisujemy jedynie te kolumny. tę operację również wykonujemy za pomocą odpowiednich funkcji.
Niezależnie od tego, którą operację wykonujemy, tworzymy trzecią grupę kolumn, gdzie zapisujemy nowe dane. Jeśli użyliśmy odpowiednich funkcji i prawidłowo skojarzyliśmy dane po numerach SKU, to powinniśmy uzyskać pożądany efekt w postaci zaktualizowanych danych albo i/lub nowych produktów. Nowo utworzoną kolumnę zamieniamy teraz miejscami z dotychczasową kolumną z tego typu danymi na sklepie i nadajemy jej taką samą nazwę. Dzięki temu, że przeprowadziliśmy operację za pomocą funkcji kojarzącej najpierw numeru SKU, możemy być pewni, że podmienione dane będą pasować do reszty.
Jeśli wykonaliśmy już jakąś operację, a przed sobą mamy jeszcze kilka innych, warto sprawdzić, czy wszystko do tej pory wykonaliśmy prawidłowo i zaimportować nowy plik. Zanim jednak to zrobimy, warto upewnić się, że zapisaliśmy go w odpowiednim formacie i usunąć nadmiar niepotrzebnych danych (kolumny, których jeszcze nie wykorzystaliśmy). Pomoże nam to uniknąć niepotrzebnych niejasności. Jeśli przed importem sklep poprosi nas o określenie dodatkowych zmiennych, np. o zmapowanie to takie wartości należy określić. Warto dobrze zastanowić się przed wyborem odpowiednich opcji, aby nie powtarzać tego samego procesu jeszcze raz. Jeśli jednak zdarzy się nam błąd i plik zostanie wgrany w sposób niewłaściwy, zawsze możemy powtórzyć ten sam proces lub w najgorszym przypadku skorzystać z kopii zapasowej pliku magazynowego. W najlepszym razie będziemy cieszyć się dobrze zaktualizowanym magazynem z nowymi produktami.
Import pliku magazynowego może trochę potrwać, ale proponuję poczekać i w dalszej mierze pracować właśnie na tej kopii, która została wgrana do sklepu. Efektom warto przyglądać się z trzech stron, zarówno od strony front-endu i back-handu sklepu, jak i od strony pliku CSV. Zauważone błędy należy korygować poprzez edycję pliku CSV.