Spajanie produktów
Podstawą automatyzacji wszelkich procesów zarządczych w obrębie internet. sieci sprzedażowej jest wiązanie aukcji i produktów w taki sposób, aby system prawidłowo przeliczał i pokazywał realne stany oraz nadane ceny. Głównym zadaniem osoby wypełniającej zadania e-magazyniera jest doglądanie tych powiązań (oraz konfigurowanie, dodawanie opisów, etc..). Sprzedawcy bowiem pracują na różnych kontach aukcyjnych i sklepach internetowych, cały czas wprowadzają zmiany w kartach produktowych… A to dodają nowe aukcje, dla których trzeba przygotować karty produktowe na magazynie… A to wystawiają duplikaty aukcji w innych kategoriach, przez co trzeba te aukcje powiązać z dotychczasowymi kartami na magazynie (cechą systemu jest możliwość łączenia wielu aukcji tego samego produktu z tą samą kartą produktową)… A to dodają warianty, które też trzeba “dostawić” i “spiąć”.
W większych firmach e-handlowych codziennie występują zerwane powiązania i inne błędy wymagające korekty (naturalne konflikty). Nie można tego traktować jako czegoś, co można raz na zawsze uporządkować. Oczywiście może to być zadanie na przyszłość. Lecz na ten moment jest jeszcze wiele do zrobienia w konfiguracji API integratorów, sklepów i marketplaces, aby system działał bez zarzutów. Jest to jednak system dobrze opracowany i wciąż dopracowywany (co ważne, cały czas trwają prace nad jego rozbudową i poprawą… widać, że będzie coraz lepiej). Niemniej jednak na ten moment gro prac trzeba jeszcze przeprowadzać ręcznie… a do najczęstszych należy wiązanie aukcji i kart produktowych (po ID, EAN, SKU czy tytule).
Czy opłaca się wiązać produkty?
W zasadzie, to nie wierzę w to, że realnym skutkiem ekonomicznym z jakiejkolwiek działalności może być zysk. Lubię od tego zaczynać ze względu na to, iż w gospodarce zysk często opiera się na jakiejś przekłamanej zasadzie (wyzysku), a więc realny zysk jest trudny do wypracowania (jeśli ktoś ma ochotę, to może poczytać o mojej filozofii działalności “anty sukces”). Na pewnym etapie działalności bardziej jednak opłaca się poświęcić więcej czasu na porządkowanie spraw organizacyjnych związanych ze sprzedażą, aniżeli liczyć straty wynikające z bałaganu. Wiem też niestety, że jeśli zaczynam pracę w obrębie takiego systemu, to z czasem będę miał coraz więcej zadań, aby system ten scalać i poprawiać (tak jak pisałem gro pracy polega na wyszukiwaniu zerwanych lub nowych połączeń). Niektórzy, a powiedziałbym nawet, że większość sprzedawców ma nieco błędne rozumienie co do tego, jak ten system obecnie funkcjonuje i skąd biorą się błędy, dlaczego występują, jak i zaradzić? Najczęściej jednak problemy te są wpisane w istotę tego systemu i po prostu trzeba się nauczyć je rozwiązywać. Można nawet powiedzieć, że braki w powiązaniach, zerwane połączenia oraz inne tego typu błędy na magazynie stanowią naturalny aspekt systemu sprzedażowo-magazynowego opartego o integrację pomiędzy kilkoma aplikacjami sprzedażowymi, logistycznymi i magazynowymi.
Dlaczego dochodzi do zrywania połączeń?
Kontrolę stanu połączeń produktów oraz prace porządkowe na e-magazynie należy wykonywać z bardzo prostej i prozaicznej przyczyny. Mianowicie większość sprzedawców wykonuje prace porządkowane na aukcjach po stronie marketplaces. Teoretycznie wskazuje się, że wszystkie prace (takie jak np. dodawanie aukcji, wariantów i innych parametrów, powinno się wykonywać od strony integratora Baselinker. Niemniej jednak nie wszystkie one są możliwe do wykonania, np. nie można dodać wariantu do aukcji na serwisie eBay, praktycznie żadnych zmian nie da się dokonać w aukcjach Amazon od strony Baselinker, a prawidłowe wystawienie aukcji na Amazon przez BL graniczy z cudem (dla usprawiedliwienia wystawienie aukcji bezpośrednio przez Amazon też może kosztować zdrowie). Kto wystawiał, ten wie.
Najlepiej z BL zintegrowanym serwisem jest Allegro. Wystawianie aukcji przez Baselinker jest jednak nieco cięższe (zwłaszcza dla osób, które mają małą wiedzę o tym systemie) i może trwać nieco dłużej…. A przecież Baselinker samodzielnie nie zaciąga tych zmian. Aukcje te trzeba więc zaciągnąć do systemu i powiązać z produktami na magazynie (kartami produktowymi).
A teraz proszę sobie wyobrazić, że firma e-handlowa posiada 8 kont na Allegro obsługiwanych przez różnych sprzedawców, którzy nie znają lub nie mają dostępu do integratora Baselinker, a stany magazynowe muszą się zgadzać. Wyobraźmy sobie do tego, że firma ta posiada 3 konta na eBay, jedno konto na Amazon i 3 sklepy internetowe, które obsługuję różni sprzedawcy. Każdy z tych sprzedawców wprowadza na swoich kontach zmiany polegające na dodawaniu nowych aukcji, usuwaniu starych produktów, zmienianiu wariantów, etc.. I teraz potrzebny jest ktoś, to zmiany te zaciągnie do systemu oraz uwzględniając charakter tych zmian, wykona adekwatne powiązania, które sprawią, że stany magazynowe i ceny będą synchronizowane.
Po co wiązać ze sobą produkty?
Odpowiedź jest bardzo prosta. Po to, aby informacje dotyczące stanów i cen z różnych kanałów sprzedażowych spływały do jednego miejsca, z którego możliwe będzie zarządzanie tymi zmiennymi. Integracja taka stanowi podstawę dla kontroli i zamówień. Nie należy mieć jednak co do tego złudzeń, że system będzie wskazywał prawidłowe wartości. Wolę mówić o tym, jaki jest procent powiązań. Warto bowiem zdawać sobie sprawę z tego, że w systemie podlegającym dynamicznym zmianom (a za taki należy uważać Baselinker), w obrębie którego zintegrowanych jest kilka, jak nie kilkanaście kont sprzedażowych na różnych serwisach i sklepach…; Zawsze występuje potrzeba wprowadzenia poprawek na magazynie wynikających z korekt dokonywanych przez sprzedawców pracujących po stronie marketplaces. Z drugiej strony system magazynowy będzie się “rozjeżdżał” także z powodu braków i błędów w pracy na tradycyjnym magazynie. Aby inwentaryzacja pokazała zbliżoną rzeczywistość, warto dbać o prawidłowe powiązanie, dajmy na to 90% aukcji i produktów. Jak lubią powtarzać socjolodzy, klasa bez uczniów to tylko sala. Tak też trzeba patrzeć na Baselinker, jak na oprogramowanie poddawane codziennie wielu dynamicznym zmianom, które jeszcze niekoniecznie zawsze potrafi samodzielnie zinterpretować i automatycznie wykonać. Jednak i tak jest dobrze, można powiedzieć BDB+. Z tym że potrzebna jest praca ludzka (z czego zapewne nie są zadowoleni handlowcy, ale usługowcy tacy jak ja już prędzej).
W jaki sposób scalamy produkty?
Jednym zdaniem, najczęściej po numerze ID, jednak nie zawsze… Wszystko zależy od aplikacji, z których pochodzą dane produktowe i od tego, jakiego rodzaju operację wykonujemy. Jeśli bowiem zaciągamy aukcje z marketplaces do magazynu BL, to ważną zmienną dla naszej operacji jest najczęściej nr SKU. Oczywiście bardzo często możemy i podpieramy się innymi wartościami. Jeśli np. łączymy produkty z jednego magazynu z drugim, to wykorzystujemy SKU i podpieramy się do tego nazwami produktów i tytułami aukcji, albo też numerem EAN. Znowuż jeśli występuje problem zerwanego połączenia aukcji i karty produktowej na magazynie, lub też musimy zbudować nowe, tego typu powiązanie, to wykonujemy operację kombinacyjną, w ramach której wykorzystujemy numery aukcyjne, ID produktów, tytuły i inne zmienne, czasem tak nietypowe, jak np. zdjęcia miniaturek. W zasadzie to w trakcie prac porządkowych na magazynie działamy na 3 monitorach i kilku zakładkach przeglądarek internetowych.
Jakie inne działania porządkowe wykonuje się w ramach pracy na e-magazynie?
O konieczności prowadzenia regularnych prac porządkowych po stronie magazynu pisałem już dość dawno temu, jeszcze wtedy integracja i automatyzacja procesów sprzedażowych nie była tak popularnym tematem. Już wtedy sygnalizowałem, że właściwe prowadzenie gospodarki e-magazynowej może przekuć się przewagę rynkową. Oczywiście prowadzenie takiej gospodarki może być znaczącym obciążeniem dla budżetu większości mikro firm, bo dopiero na pewnym poziomie prace te zaczynają się zwracać (pośrednio poprzez obniżenie strat wynikających z bałaganu na magazynie i zysków wynikających ze zwiększonej sprzedaży). W czasie wdrażania tego typu gospodarki magazynowej należy też uważać na szok wynikający z podniesionej skali inwestycyjnej. Nie chodzi tu tylko o szok kosztowy, ale też i o rosnące wymagania zarządcze, kontrolne, informacyjne, etc.. Piechur powiedziałby, że robiąc większy krok trzeba mieć świadomość co do tego, czy uda się podnieść drugą nogę.
Do pozostałych prac wymaganych do wykonania na magazynie są wszelakie prace moderatorskie, konfiguracyjne i integracyjne. Niekiedy żeby coś poprawić, trzeba coś zmienić od strony marketplaces lub sklepu internetowego. Od czasu do czasu zdarzają się jakieś błędy krytyczne lub aktualizacje systemu zmieniające istotę pracy jego niektórych elementów. Poza tym, do prace w obrębie magazynu można zaliczyć wystawianie aukcji, fakturowanie (wprowadzanie faktur do ERP, np. Subiekt), dodawanie produktów na sklep internetowy, wprowadzanie nowych cen oraz inne prace konfiguracyjne wynikające np. z polityki rozwoju organizacji.
Ile kosztuje praca e-magazyniera?
To bardzo trudne pytanie można ująć w pewne ramy. E-magazynier nie jest informatykiem, więc nie trzeba mu płacić jak za zboże. Informatyk zazwyczaj nie zajmuje się tego typu pracami, bo wykonuje inne, bardziej opłacalne. E-magazynierem może być webmaster z wykształceniem wyższym (niekoniecznie informatycznym) posiadający duże doświadczenie w pracy na różnych programach sprzedażowych, potrafiący je konfigurować, integrować i porządkować. Taką osobę musi cechować co najmniej kilkuletnie doświadczenie w wykonywaniu usług e-commerce. Dobrze, jeśli taki specjalista prowadzi własną działalność gospodarczą i można współpracować z nim na zasadach elastycznych. Specjalista ds. e-commerce, administrator sieci ecommerce może bowiem wykonywać prace dla różnych podmiotów i kilku klientów na raz. Nie zawsze też jest on potrzebny na magazynie. Wystarczy bowiem, że uporządkuje dane raz na 2-3 tygodnie (oczywiście w zależności od ilości problemów, czyli wedle potrzeby). Pracując ze specjalistą posiadającym wieloletnie doświadczenie ma się też większą pewność co do tego, że kierunek proponowanych przez niego zmian jest słuszny, a jakość pracy (wprowadzanych danych) wyższa od przeciętnej.
Ile więc kosztuje praca specjalisty ds. e-commerce? Patrząc przez pryzmat swojej pracy, wykonuję kalkulacje cenowe w oparciu o aktualną stawkę godzinową i pracuję na akord lub na godzinę. Cennik wystawiania aukcji, dodawania produktów, konfiguracji, integracji i innych prac z zakresu e-commerce. Bazuję na wycenach wstępnych i kalkulacjach ilościowo-jakościowych. W przypadku nowych klientów preferuję zaliczkę. Zazwyczaj jednak wpłaty za wykonaną usługę oczekuję do 30 dni. Na wszystkie wykonane usługi wystawiam dokument sprzedaży, tj. fakturę VAT 23% (a w przypadku klientów zagranicznych jest to faktura z odwrotnym obciążeniem VAT).
Warto przy tym uwzględnić specyfikę tych prac, które mają charakter okresowy, a czas ich realizacji jest trudny do ostatecznego ustalenia. Dlatego też stosuję zmodyfikowany, czyt. elastyczny system abonamentowy. Proponuje opłacenie np. 8 godzin pracy i po ich wypracowaniu informuję mailowo o ilości wykonanych prac i ewentualnych kolejnych pracach, które można – trzeba – warto wykonać. A Państwo jako klienci decydujecie, czy i w jakim terminie podejmiemy się kolejnych prac.